Editar documentos, ¿cuál es la mejor herramienta?

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¿Google Docs o Microsoft Word?

Cuando hablamos de ofimática y de documentos, se nos vienen dos cosas a la cabeza, Google Docs y Microsoft Word pero, ¿cuáles son las ventajas y desventajas de cada uno?

Herramientas

Está claro que Microsoft Word tiene muchas más herramientas que Google Docs, si lo que necesitas es hacer un trabajo de diseño o documentos muy formales, quizás Word sea la mejor opción.

Comodidad

En cuanto a comodidad, Docs te da la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar. Así como los documentos de Word los tienes que tener guardados en tu dispositivo para utilizarlos y editarlos, en Google Docs puedes hacer uso de tus archivos desde cualquier dispositivo que esté conectado a Internet. Tan sólo con iniciar sesión en Google, tus documentos se guardan en la nube, estando disponibles para ti en cualquier situación. Incluso, en viajes donde no hay cobertura, si tienes tu documento abierto en Google, hay una opción que te permite editar offline.

Seguridad

Por otro lado, esta ventaja de Docs podría considerarse una desventaja cuando hablamos de seguridad. Es mucho más seguro un documento guardado en el disco duro de tu ordenador que en la web.

Los servidores de Google tienen mucha seguridad pero, hackearlos no es imposible.

Trabajo en equipo

Ambas herramientas tienen la opción de ser editados y trabajados por varios usuarios a la vez pero, Google es mucho más útil en estos casos. Cuando creas un documento con Docs, tienes múltiples opciones para compartir, puedes permitir sólo leer, editar e incluso cerrar el acceso para personas ajenas a tu organización. Además, es mucho más fácil y rápido compartir un documento en Google Docs que en Microsoft Word, el segundo requiere subir el archivo a OneDrive.

Precio

Aquí no hay debate, está claro que Docs sale ganando. Mientras que Word te ofrece varias alternativas y paquetes de pago, Google te da las herramientas básicas de edición de documentos, gratis.

Facilidad de uso

En cuanto a facilidad de uso, depende mucho de cada persona. En nuestro caso, consideramos que es mucho más fácil e intuitivo utilizar Google Docs. La búsqueda es más amena, hay menos opciones y, por tanto, menos complicaciones.
Si te decides por utilizar el editor de documentos de Google, te damos algunos consejos para hacer aún más fácil su uso.

Tips and tricks de Google Docs

Firma electrónica
Haz clic en la pestaña “Insertar” -> “Dibujo” -> “Garabato”, así no tendrás que imprimir el documento para luego escanearlo o exportarlo para firmarlo en otras herramientas.

Copiar y pegar

Teclea Ctrl + C en tu portátil para copiar y Ctrl + V para pegar, es mucho más rápido que buscar la opción de copiar y luego pegar en las opciones o en el desplegable.

Deshacer

Si has modificado algo sin querer y quieres revertirlo rápidamente, presiona las teclas Ctrl + Z.

Captura de pantalla

Seguramente tu ordenador tenga una opción para hacer una captura de pantalla, sin embargo, normalmente te captura la pantalla entera. En muchas ocasiones, simplemente queremos capturar una parte de la pantalla, presiona Shift + Windows + S. Después, pega la imagen haciendo Ctrl + V.

Ampliar el espacio en la pantalla de visualización

Presiona Ctrl + Shift + F, se reducirá el tamaño de la barra de menú y podrás ver mejor el documento, será más fácil la edición.

Divide el documento en secciones

Con las opciones de Título, Encabezado, Subtítulo… Crea un índice invisible en el documento, solamente podrás verlo durante la edición, en el lado izquierdo de la pantalla. Será más fácil acceder a cada sección y entender la distribución de las ideas plasmadas.

Dicta un documento

Si quieres grabar una conversación sin escribir, Google te da la opción de hacer un dictado por voz. Ve a la pestaña “Herramientas” y “Escribir por voz”.

Haz comentarios en tu documento

Haz un comentario y menciona a un usuario en tus documentos, sin alterar el texto, los comentarios aparecerán en el lado derecho de la pantalla. Puedes seleccionar una palabra, frase o párrafo para comentar, luego presiona Ctrl + Alt + M.    
 
Últimos cambios

Docs te permite ver quién ha hecho la última modificación en el documento y cuando, incluso puedes restaurar versiones anteriores. Ve a “Archivo” e “Historial de versiones”.

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