Introducción

El onboarding remoto se ha convertido en un proceso esencial para empresas que trabajan con teletrabajo o modelos híbridos. Incorporar a un nuevo empleado en menos de 24 horas es posible si se cuenta con una metodología clara, herramientas digitales adecuadas y procesos de Device as a Service bien estructurados.

En esta guía práctica explicamos cómo dar de alta a un empleado remoto en 24 horas, desde la preparación previa hasta la bienvenida final.

Fase 1: Preparación previa (0-6h)

Antes de que el nuevo empleado reciba su primer acceso, es necesario preparar el entorno. Los pasos clave son:

• Definir el perfil del puesto: qué herramientas, permisos y accesos necesitará.
• Asignar un portátil en modalidad DaaS: equipos ya preconfigurados con Zero-Touch Deployment permiten ahorrar días de instalación.
• Configurar la cuenta corporativa en el gestor de identidades (Azure AD, Okta, Google Workspace).
• Planificar la agenda de onboarding: reuniones de bienvenida, sesiones de formación y mentor asignado.

Un checklist digital compartido asegura que ningún detalle quede fuera.

Fase 2: Provisión tecnológica (6-12h)

En esta fase se entrega la tecnología al empleado:

• Portátil corporativo enviado mediante servicio express de mensajería o recogido en oficina.
• Acceso a herramientas colaborativas (Teams, Slack, Zoom, Notion, etc.).
• Preinstalación de software crítico (ERP, CRM, gestor documental, suite ofimática).
• Automatización de políticas de seguridad: cifrado, firewall, antivirus, actualizaciones forzadas.

Si la empresa usa un proveedor de Device as a Service (DaaS), este proceso puede estar resuelto en horas gracias al envío de equipos ya configurados.

Fase 3: Accesos y seguridad (12-18h)

Con el equipo en manos del empleado, el siguiente paso es garantizar la seguridad y el cumplimiento:

• Activar autenticación multifactor (MFA) en todas las cuentas corporativas.
• Aplicar Zero-Trust: acceso condicional, validación del dispositivo y restricciones geográficas.
• Configurar VPN o ZTNA para conexiones seguras a los sistemas internos.
• Habilitar almacenamiento en la nube corporativa en lugar de guardar datos en local.

En paralelo, el área de RR. HH. puede finalizar la carga de documentación laboral en el sistema de firma electrónica.

Fase 4: Bienvenida y formación inicial (18-24h)

El último bloque del onboarding remoto se centra en la experiencia del empleado:

• Reunión de bienvenida virtual con el responsable directo y el equipo.
• Presentación de la cultura corporativa y los canales de comunicación internos.
• Formación básica en el uso de las herramientas digitales y flujos de trabajo.
• Asignación de un mentor o buddy para resolver dudas durante las primeras semanas.

Es recomendable enviar un Welcome Kit digital con manuales, accesos rápidos y contactos clave.

Consejos para un onboarding remoto exitoso

• Documenta todo: elabora guías y vídeos cortos para que el empleado pueda consultar de forma autónoma.
• Automatiza al máximo: cuanto más estandarizado esté el proceso, más rápido y seguro será.
• Involucra al equipo: la integración cultural es tan importante como la técnica.
• Haz seguimiento: revisa con el nuevo empleado al cabo de 7 y 30 días para ajustar el plan.

Conclusión

El onboarding remoto en 24 h es totalmente viable si se combinan automatización tecnológica, herramientas digitales y un enfoque humano en la experiencia del empleado. Preparar el equipo con antelación, activar accesos seguros y organizar una bienvenida estructurada son los tres pilares del éxito.

Con este modelo, las empresas pueden incorporar talento en cualquier lugar del mundo sin perder agilidad ni seguridad.